QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI NỘI BÀI: TỪ CHUẨN BỊ HỒ SƠ ĐẾN GIAO HÀNG RA SÂN BAY

Quy trình làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu tại Nội Bài không bắt đầu ở thời điểm truyền tờ khai và cũng chưa kết thúc khi tờ khai được thông quan. Để lô hàng đi đúng kế hoạch, doanh nghiệp phải phối hợp đồng thời đặt chỗ vận tải hàng không, chính sách mặt hàng, chứng từ, khai báo hải quan, xe lấy hàng, thời hạn cut off của kho/hãng và điều kiện tiếp nhận hàng tại sân bay.

Tại ASC Logistics, chúng tôi tổ chức công việc theo một chuỗi bàn giao rõ ràng: nhận kế hoạch xuất khẩu, kiểm tra dữ liệu, xác nhận booking, chuẩn bị tờ khai nháp, điều phối hàng từ nhà máy tới đúng kho hàng, phối hợp xử lý hải quan và theo dõi việc tiếp nhận hàng. Cách làm này giúp doanh nghiệp xuất khẩu, công ty logistics và nhân viên mới nhìn thấy toàn bộ luồng công việc thay vì chỉ tập trung vào riêng tờ khai.

Điểm quan trọng nhất cần nhớ là: được thông quan, được kho hàng tiếp nhận và thực tế được xếp lên chuyến bay là ba trạng thái khác nhau. Chúng tôi kiểm soát từng trạng thái theo phạm vi khách hàng ủy thác và cập nhật đầu việc tiếp theo dựa trên chứng từ, booking, kết quả xử lý của cơ quan hải quan, kho hàng và người chuyên chở.

Tóm tắt quy trình hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Nội Bài

Một lô hàng xuất qua Nội Bài thường được tổ chức theo 10 bước dưới đây. Đây là lưu đồ phối hợp chuẩn hóa, không phải một thứ tự pháp lý cố định cho mọi lô hàng; một số công việc có thể diễn ra song song hoặc đổi trình tự tùy loại hàng, địa điểm tập kết, kết quả phân luồng, kho hàng và yêu cầu của hãng vận chuyển.

Bước	Công việc chính	Điểm phải xác nhận
1	Tiếp nhận kế hoạch xuất khẩu	Người gửi hàng, người nhận hàng, điều kiện giao hàng, sân bay đi/đến, ngày hàng sẵn sàng
2	Kiểm tra chính sách mặt hàng	Hàng có bị cấm/hạn chế, cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện vận chuyển đặc biệt hay không
3	Đặt chỗ vận tải hàng không	Hành trình, ngày dự kiến khởi hành, số kiện, trọng lượng, kích thước, kho tiếp nhận, thời hạn chót
4	Chuẩn bị và đối chiếu chứng từ	Hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hướng dẫn lập vận đơn và chứng từ theo loại hàng
5	Dựng tờ khai nháp	Loại hình, mã HS, mô tả hàng, trị giá, số lượng, trọng lượng, địa điểm và thông tin quản lý chuyên ngành
6	Tập kết hàng, khai báo và xử lý hải quan	Điều kiện đăng ký tờ khai, chữ ký số, kết quả phân luồng, hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế nếu phát sinh
7	Điều xe từ nhà máy ra Nội Bài	Loại xe, giờ lấy hàng, số kiện, tải trọng, chứng từ đi đường và thời gian dự phòng
8	Giao hàng vào đúng kho hàng	Booking, biển số xe, người giao hàng, phiếu/hướng dẫn gửi hàng và đăng ký xe vào kho
9	Tiếp nhận, cân/đo và kiểm tra an ninh	Tình trạng bao bì, dán labal, tem nhãn, trọng lượng thực tế, kích thước thực tế, soi chiếu và phí kho
10	Hoàn tất bàn giao và theo dõi chuyến	Vận đơn hàng không, pre-alert, tình trạng khởi hành và chứng từ hoàn tất

Khi phụ trách nhiều mắt xích trong cùng lô hàng, chúng tôi dùng một nguồn dữ liệu thống nhất rồi đối chiếu xuyên suốt giữa booking, bộ chứng từ, tờ khai, kế hoạch xe và thông tin giao kho. Đây là điểm kiểm soát quan trọng để hạn chế việc mỗi bộ phận sử dụng một phiên bản số liệu khác nhau.

Những bên tham gia và trách nhiệm của từng bên

Muốn làm đúng quy trình, trước tiên phải xác định ai chịu trách nhiệm về dữ liệu, ai khai báo, ai vận chuyển, ai tiếp nhận hàng và ai quyết định trạng thái hải quan. ASC Logistics không thay thế cơ quan hải quan, kho hàng hoặc người chuyên chở; chúng tôi phối hợp các bên theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

Bên tham gia	Trách nhiệm chính
Nhà xuất khẩu/người gửi hàng	Cung cấp thông tin trung thực, hồ sơ hợp lệ, hàng hóa đúng khai báo; xác nhận tờ khai nháp và hướng dẫn lập vận đơn
Công ty logistics/forwarder	Tổ chức booking, chứng từ vận tải, kế hoạch giao hàng, đầu mối trao đổi với khách hàng và đại lý đầu đến
Đơn vị khai báo hải quan	Kiểm tra dữ liệu, lập và truyền tờ khai theo ủy quyền; phối hợp xử lý hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế nếu có
Đơn vị vận tải bằng xe tải	Nhận hàng đúng lịch, dùng phương tiện phù hợp, bảo quản hàng trong chặng nội địa và bàn giao tại đúng kho
Kho hàng tại Nội Bài	Tiếp nhận, kiểm tra tình trạng, cân/đo, phục vụ soi chiếu, lưu kho và khai thác hàng theo quy định áp dụng
Người chuyên chở/hãng vận chuyển	Xác nhận booking, điều kiện chấp nhận vận chuyển, phát hành hoặc quản lý chứng từ vận tải và khai thác chuyến
Cơ quan hải quan/cơ quan chuyên ngành	Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ/hàng hóa và quyết định trong phạm vi quản lý nhà nước

Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ khai báo hải quan tại Nội Bài nhưng tự đặt chỗ và tự giao hàng, chúng tôi cần biết rõ đầu mối booking, kho tiếp nhận và thời hạn chót. Ngược lại, nếu chúng tôi tổ chức cả vận tải hàng không, khai báo hải quan và trucking, doanh nghiệp vẫn là bên xác nhận thông tin thương mại và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu, chứng từ do mình cung cấp. Tại ASC, chúng tôi có thể cung cấp toàn bộ dịch vụ xuất khẩu hàng hoá bằng đường hàng không bao gồm tất cả các dịch vụ nói trên.

Bước 1: ASC Logistics tiếp nhận kế hoạch xuất khẩu và xác định phạm vi công việc

Một yêu cầu chỉ ghi “xuất hàng đi nước ngoài” chưa đủ để booking, khai báo hoặc điều xe. Ngay khi nhận kế hoạch, chúng tôi đề nghị doanh nghiệp gửi tối thiểu:

Tên và thông tin liên hệ của nhà xuất khẩu/người gửi hàng.
Tên người nhận hàng theo dự kiến lập vận đơn.
Sân bay đi, sân bay đến và địa chỉ giao hàng cuối nếu phạm vi có chặng door.
Điều kiện thương mại, địa điểm được chỉ định và phiên bản Incoterms® áp dụng.
Tên hàng, công dụng, vật liệu/cấu tạo và tình trạng mới hay đã qua sử dụng nếu có liên quan.
Số kiện, loại bao bì, trọng lượng cả bì, kích thước từng kiện và tổng thể tích.
Ngày hàng sẵn sàng, địa chỉ lấy hàng, khung giờ nhà máy cho xe vào và ngày dự kiến khởi hành.
Yêu cầu bảo quản, xếp dỡ, an ninh hoặc chứng từ đặc biệt.
Phạm vi cần chúng tôi thực hiện: booking, chứng từ vận tải, khai báo hải quan, thủ tục chuyên ngành, vận tải bằng xe tải, giao kho hay cân hàng tại kho (đưa hàng vào khu vực giám sát hải quan).

Từ dữ liệu này, chúng tôi mới tách được việc nào phải hoàn tất trước, việc nào có thể chạy song song và bên nào cần xác nhận. Với lô hàng mới hoặc khách hàng mới, phạm vi các dịch vụ logistics của ASC cần được chốt bằng đầu việc cụ thể, không nên chỉ dùng cụm “trọn gói” mà thiếu ranh giới trách nhiệm.

Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi booking và khai báo

Tên thương mại ngắn trên yêu cầu đặt chỗ chưa đủ để kết luận hàng được xuất khẩu và vận chuyển bằng đường hàng không theo điều kiện nào. Trước khi chốt phương án, chúng tôi kiểm tra các dữ liệu có thể làm thay đổi cả hồ sơ hải quan lẫn khả năng chấp nhận vận chuyển, gồm:

Hàng có thuộc danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện hay không.
Có cần hỗ trợ xin giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, chứng nhận hoặc thủ tục quản lý chuyên ngành hay không.
Có thuộc nhóm hàng nguy hiểm, pin, hóa chất, chất lỏng, hàng từ tính, hàng có yêu cầu nhiệt độ, hàng giá trị cao, hàng nặng hoặc quá khổ hay không.
Bao bì, tem nhãn và tài liệu kỹ thuật có đáp ứng yêu cầu khai báo và vận chuyển hay không.
Nước nhập khẩu hoặc người nhận hàng có yêu cầu chứng từ đầu đến nào cần chuẩn bị từ Việt Nam hay không.

Nếu lô hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, dịch vụ kiểm tra chuyên ngành của ASC chỉ được xác định sau khi kiểm tra đúng mặt hàng, mục đích xuất khẩu và quy định đang có hiệu lực. Không nên đợi tới ngày xe chạy mới phát hiện thiếu giấy phép hoặc thiếu điều kiện vận chuyển, vì lúc đó booking, thời hạn chót và kế hoạch giao kho đều có thể bị ảnh hưởng.

Bước 3: Xác nhận booking và từng loại thời hạn chót

Booking là cơ sở để tổ chức chặng hàng không và giao hàng tại sân bay, nhưng booking không đồng nghĩa hàng chắc chắn được xếp lên chuyến bay. ASC Logistics kiểm tra ít nhất các nội dung sau trước khi chuyển booking cho doanh nghiệp và các bộ phận liên quan:

Sân bay khởi hành và sân bay đến.
Chuyến bay thẳng hay có chuyển tải; ngày dự kiến khởi hành và lịch nối nếu có.
Số kiện, trọng lượng và kích thước dùng để giữ chỗ.
Loại hàng và điều kiện phục vụ đặc biệt đã khai báo với bên nhận booking.
Kho hàng thực tế phải giao tại Nội Bài.
Thời hạn chót giao hàng vào kho.
Thời hạn chót gửi hướng dẫn lập vận đơn và xác nhận bản nháp vận đơn.
Thời hạn chót đối với khai báo hoặc dữ liệu điện tử theo yêu cầu của người chuyên chở/thị trường đến.

Trong nghiệp vụ hàng air, không nên nói chung “cut-off” mà không ghi rõ cut-off hàng, cut-off chứng từ hay cut-off dữ liệu. Chúng tôi đưa từng mốc vào kế hoạch điều phối vì chậm một mốc có thể làm thay đổi chuyến, phát sinh lưu kho hoặc yêu cầu sửa chứng từ.

Khi cần đặt chỗ vận tải hàng không cho hàng xuất khẩu, doanh nghiệp nên gửi số liệu đóng gói sát thực tế. Trọng lượng tính cước phụ thuộc quy tắc dịch vụ/người chuyên chở và số đo thực tế; ASC Logistics không chốt cước cuối chỉ dựa trên ước lượng ban đầu khi hàng chưa được đóng gói hoàn chỉnh.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ hải quan và chứng từ vận tải

Bộ hồ sơ không giống nhau cho mọi lô hàng. Tuy nhiên, với hàng xuất khẩu thương mại bằng đường hàng không, doanh nghiệp thường phải chuẩn bị và đối chiếu các nhóm chứng từ dưới đây, tùy loại hình và quy định áp dụng:

Nhóm chứng từ	Nội dung cần kiểm tra
Hợp đồng/đơn hàng	Chủ thể giao dịch, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, mô tả hàng
Hóa đơn thương mại	Người bán/người mua, số và ngày hóa đơn, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, đồng tiền
Phiếu đóng gói	Số kiện, loại bao bì, trọng lượng tịnh/cả bì, kích thước hoặc thể tích
Hồ sơ kỹ thuật	Catalog, tài liệu mô tả, thành phần, công dụng hoặc tài liệu an toàn khi cần làm rõ hàng
Giấy phép/chứng từ chuyên ngành	Chỉ áp dụng khi chính sách mặt hàng yêu cầu
Hướng dẫn lập vận đơn (SI)	Người gửi, người nhận, sân bay, mô tả hàng và chỉ dẫn dùng để lập vận đơn
Booking	Hành trình, ngày bay, kho giao, mốc thời gian, số kiện, trọng lượng và điều kiện chấp nhận
Chứng từ hải quan	Tờ khai, chứng từ nộp/xuất trình và các tài liệu liên quan theo loại hình cụ thể

Khi lập tờ khai nháp, ASC Logistics đối chiếu chéo tên hàng, mã HS, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng, trị giá, loại hình, điều kiện giao hàng và địa điểm. Những điểm không khớp phải được làm rõ trước khi truyền chính thức; việc sửa sau đăng ký có thể ảnh hưởng tiến độ và phải thực hiện theo quy định áp dụng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm nhóm hướng dẫn thủ tục hải quan của ASC Logistics, nhưng không nên lấy hồ sơ của một mặt hàng khác để áp nguyên vào lô hàng của mình. Chính sách mặt hàng, loại hình và chứng từ cần được kiểm tra riêng.

Bước 5: Dựng tờ khai nháp, xác nhận dữ liệu và khai báo hải quan

Chúng tôi tách rõ dựng tờ khai nháp và đăng ký tờ khai chính thức. Bản nháp có thể được chuẩn bị trước để kiểm tra dữ liệu; việc nộp tờ khai hàng xuất phải đáp ứng thời điểm, địa điểm tập kết và các điều kiện theo quy định hiện hành.

Quy trình kiểm soát dữ liệu gồm:

Nhập thông tin theo bộ chứng từ và loại hình đã xác định.
Đối chiếu mã HS với mô tả, cấu tạo, công dụng và tài liệu kỹ thuật.
Kiểm tra các chỉ tiêu về chủ thể, hợp đồng, hóa đơn, trị giá, số lượng, trọng lượng và cửa khẩu.
Gửi tờ khai nháp cho doanh nghiệp kiểm tra phần thông tin thương mại và xác nhận.
Thực hiện ký số, truyền chính thức theo cơ chế được ủy quyền và quy định áp dụng.
Nhận kết quả xử lý/phân luồng và xác định công việc tiếp theo.
Đính kèm hoặc xuất trình chứng từ khi hệ thống, cơ quan hải quan hoặc loại hình yêu cầu.

Chữ ký số, mã PIN và tài khoản khai báo phải được quản lý theo phân quyền của doanh nghiệp; không gửi thông tin xác thực qua kênh không kiểm soát. Khi ASC Logistics cung cấp dịch vụ hải quan và thủ tục hải quan, hai bên cần thống nhất rõ cơ chế ủy quyền, người duyệt bản nháp và đầu mối xử lý khi cần bổ sung dữ liệu.

Bước 6: Xử lý kết quả phân luồng và yêu cầu của cơ quan hải quan

Kết quả phân luồng quyết định mức độ kiểm tra tiếp theo, nhưng không nên hiểu đây là “mức bảo đảm” cho thời gian hoàn thành. Tùy kết quả và hồ sơ thực tế, lô hàng có thể được xử lý trên hệ thống, kiểm tra chi tiết chứng từ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.

Nếu không phải kiểm tra thêm, doanh nghiệp vẫn cần hoàn thành các nghĩa vụ có liên quan và đưa hàng qua khu vực giám sát đúng quy trình.
Nếu phải kiểm tra hồ sơ, cần chuẩn bị chứng từ đúng nội dung đã khai và giải trình điểm chưa rõ.
Nếu phải kiểm tra thực tế, cần phối hợp vị trí hàng, nhân lực mở/đóng kiện, phương tiện nâng hạ và phương án khôi phục bao bì sau kiểm tra.

ASC Logistics theo dõi từng yêu cầu và báo lại doanh nghiệp phần thông tin cần bổ sung, nhưng quyết định kiểm tra hay thông quan thuộc cơ quan hải quan. Những lỗi như invoice, packing list, booking và tờ khai không khớp cần được kiểm soát từ trước; bài kinh nghiệm mở tờ khai tại Nội Bài sẽ được dùng làm tài liệu chuyên sâu riêng về nhóm sai sót này.

Bước 7: ASC Logistics điều phối xe từ nhà máy ra sân bay Nội Bài

Trucking chiều xuất phải chạy theo giờ hàng sẵn sàng và cut-off của kho, không chỉ theo thời gian lái xe dự kiến. Khi phụ trách chặng này, chúng tôi cần xác nhận:

Địa chỉ và cổng lấy hàng; quy định đăng ký xe/tài xế tại nhà máy.
Số kiện, trọng lượng, kích thước, cách xếp hàng và nhu cầu xe nâng/bốc xếp.
Loại xe phù hợp với bao bì, tải trọng, chiều cao kiện và yêu cầu bảo quản.
Thời gian đóng gói hoàn tất và người ký biên bản bàn giao tại điểm lấy.
Chứng từ đi đường, thông tin tờ khai hoặc tài liệu cần mang theo.
Kho giao hàng tại Nội Bài và khung giờ tiếp nhận.
Khoảng dự phòng cho tình trạng giao thông, chờ bốc xếp, kiểm tra cổng và xử lý tại kho.

Doanh nghiệp có thể giao ASC Logistics riêng phần vận tải bằng xe tải cho hàng xuất nhập khẩu, hoặc kết hợp với booking và khai báo. Với kế hoạch cần nối nhiều chặng, dịch vụ vận chuyển quốc tế và vận tải đường bộ nội địa giúp xác định rõ điểm lấy, điểm giao và trách nhiệm bàn giao giữa từng bên. Một lưu ý quan trọng là các xe tải không nên đến sân bay Nội Bài quá sớm sẽ phải chờ đợi lâu vì tình trạng kho hàng rất đông, kho hàng không đăng ký cho xe vào và không có chỗ hạ hàng. Thời gian ASC khuyến nghị là xe tải bên đến trước giờ cut off hàng 3-4 tiếng đồng hồ để tránh phải chờ đợi và phát sinh chi phí.

Bước 8: Giao hàng vào đúng kho và làm thủ tục tiếp nhận hàng xuất

Tại Nội Bài có nhiều đơn vị khai thác kho hàng như kho hàng NCTS, ALS, ACSV hay kho hàng không kéo dài hoặc kho hàng gom của các công ty Fowarder; kho giao thực tế phải xác định theo booking và hướng dẫn của hãng vận chuyển. Không nên tự suy đoán kho chỉ dựa trên tên hãng hoặc kinh nghiệm của một lô hàng trước, vì phương án khai thác có thể thay đổi.

Khi xe tới kho, bộ phận hiện trường phối hợp các đầu việc theo yêu cầu đang áp dụng, thường gồm:

Xuất trình booking và hồ sơ/hướng dẫn gửi hàng cần thiết.
Cung cấp thông tin xe, biển số và người giao hàng theo quy định vào kho.
Hạ hàng tại vị trí được chỉ định và kiểm tra tình trạng bao bì, tem nhãn.
Đo kích thước, xác định trọng lượng thực tế và hoàn thiện chứng từ tiếp nhận/cân hàng.
Phối hợp kiểm tra an ninh, soi chiếu hoặc phương án kiểm tra khác theo yêu cầu.
Thanh toán phí kho và dịch vụ phát sinh thuộc trách nhiệm đã thống nhất.
Hoàn tất bước giám sát hải quan và bàn giao chứng từ theo luồng thực tế.

Số cân và kích thước tại kho có thể khác số liệu booking. Khi đó, chúng tôi phải đối chiếu lại trọng lượng tính cước, khả năng giữ chỗ, chứng từ vận tải và dữ liệu liên quan trước khi xác nhận bước tiếp theo. Nếu bao bì hoặc tem nhãn không đạt điều kiện tiếp nhận, việc xử lý phải hoàn tất trước thời hạn chót; tờ khai đã thông quan không làm mất yêu cầu này.

Bước 9: Hoàn tất vận đơn, pre-alert và theo dõi trạng thái chuyến bay

Sau khi có số liệu hàng thực tế và xác nhận cần thiết, bộ phận chứng từ hoàn thiện vận đơn hàng không. Với lô hàng có cả vận đơn hàng không chủ (MAWB) và vận đơn hàng không nhà (HAWB), phải kiểm tra đúng đơn vị phát hành, người gửi, người nhận, sân bay, mô tả hàng, số kiện, trọng lượng và chỉ dẫn đặc biệt.

Chúng tôi gửi bản nháp theo thời hạn xác nhận, tiếp nhận phản hồi của khách hàng và hoàn thiện dữ liệu trong phạm vi được giao. Khi cần gửi pre-alert cho đại lý đầu đến, bộ chứng từ có thể gồm MAWB/HAWB, manifest, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hoặc tài liệu khác tùy điều kiện dịch vụ và yêu cầu thị trường.

Chúng tôi chỉ thông báo “hàng đã khởi hành” sau khi kiểm tra trạng thái chuyến thực tế. Hàng đã vào kho, đã có AWB hoặc đã thông quan chưa đồng nghĩa chuyến bay đã cất cánh. Nếu có chuyển tải, ASC Logistics tiếp tục theo dõi chặng nối trong phạm vi dịch vụ và cập nhật khi lịch trình thay đổi.

Ba trạng thái người mới thường nhầm trong quy trình hàng xuất

Trạng thái	Ý nghĩa	Chưa thể kết luận
Tờ khai đã được thông quan	Phần thủ tục hải quan đã đạt trạng thái cho phép theo hồ sơ và quyết định áp dụng	Hàng đã được kho chấp nhận hoặc đã lên máy bay
Hàng đã được kho tiếp nhận	Kho đã tiếp nhận hàng theo quy trình, số liệu và điều kiện phục vụ	Hàng chắc chắn được xếp lên chuyến đã đặt
Hàng đã khởi hành	Chuyến thực tế đã cất cánh cùng lô hàng theo thông tin khai thác	Hàng đã đến đích hoặc đã giao cho người nhận

ASC Logistics dùng ba mốc này trong thông tin cập nhật để doanh nghiệp không nhầm “hoàn tất hải quan” với “hoàn tất vận chuyển”. Với thủ tục hải quan hàng nhập tại Nội Bài, chuỗi trạng thái theo chiều ngược lại sẽ tập trung vào hàng đến, thông quan, điều kiện giao kho và vận chuyển về nhà máy; vì vậy hai bài không thay thế cho nhau.

Những lỗi dễ làm lỡ chuyến hoặc phát sinh xử lý

Trong thực tế điều phối, rủi ro thường xuất hiện ở điểm bàn giao giữa các bộ phận hơn là ở một thao tác đơn lẻ. ASC Logistics ưu tiên kiểm tra các lỗi sau:

Booking dùng số kiện, trọng lượng hoặc kích thước cũ sau khi nhà máy thay đổi đóng gói.
Không ghi rõ từng loại thời hạn chót nên chứng từ hoàn tất nhưng hàng đến kho muộn, hoặc ngược lại.
Giao nhầm kho hàng do không kiểm tra booking/hướng dẫn mới nhất.
Mô tả hàng trên hóa đơn, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật, SI và tờ khai không thống nhất.
Chọn loại hình hoặc mã HS khi chưa đủ thông tin về công dụng, cấu tạo và mục đích xuất khẩu.
Chờ tới ngày giao hàng mới kiểm tra giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện hàng đặc biệt.
Truyền tờ khai chính thức trước khi doanh nghiệp xác nhận dữ liệu thương mại.
Điều xe không tính thời gian chờ tại nhà máy, hạn chế ra/vào cổng hoặc thời gian xử lý tại kho.
Bao bì, tem nhãn hoặc điều kiện an ninh không đáp ứng yêu cầu tiếp nhận.
Cho rằng tờ khai thông quan đồng nghĩa hàng chắc chắn bay đúng chuyến.

Nếu phát hiện sai lệch, chúng tôi xác định trước sai ở dữ liệu nào, chứng từ nào chịu ảnh hưởng, bên nào có quyền sửa và thời hạn còn lại là bao lâu. Chỉ sau khi bốn câu hỏi này rõ ràng mới nên chọn phương án sửa chứng từ, điều chỉnh booking, đổi kế hoạch xe hoặc báo lại lịch cho đầu đến.

Checklist cho công ty logistics, doanh nghiệp xuất khẩu và nhân viên mới

Trước khi cho xe rời nhà máy, hãy kiểm tra:

Booking còn hiệu lực và đúng hành trình.
Đã xác nhận đúng kho giao hàng tại Nội Bài.Đã ghi riêng cut-off hàng, cut-off chứng từ và các deadline dữ liệu khác.
Hàng đã đóng gói, dán nhãn và tập kết theo kế hoạch.
Số kiện, trọng lượng và kích thước thực tế đã được cập nhật.
Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và SI thống nhất.
Chính sách mặt hàng, giấy phép và yêu cầu chuyên ngành đã được kiểm tra.
Tờ khai nháp đã được người có thẩm quyền của doanh nghiệp xác nhận.
Trạng thái khai báo/phân luồng và công việc tiếp theo đã rõ.
Loại xe, biển số, tài xế, giờ lấy hàng và người bàn giao đã được xác nhận.
Có phương án nếu hàng phải kiểm tra thực tế hoặc xử lý lại bao bì.
Đầu mối ASC Logistics, khách hàng, kho/hãng và đại lý đầu đến đã nằm trong luồng thông tin cần thiết.
Sau khi giao hàng tại kho, tiếp tục kiểm tra:
Tình trạng bao bì và số kiện khi bàn giao.
Trọng lượng, kích thước thực tế và ảnh hưởng tới trọng lượng tính cước.
Trạng thái soi chiếu/kiểm tra an ninh và điều kiện tiếp nhận.
Trạng thái giám sát hải quan theo quy trình áp dụng.
Bản nháp và bản cuối của AWB đã được kiểm tra đúng hạn.
Pre-alert và chứng từ đầu đến đã được gửi đúng phạm vi.
Trạng thái khởi hành thực tế đã được xác nhận, không suy đoán từ booking.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục hải quan hàng xuất tại Nội Bài

Có thể dựng tờ khai trước khi hàng hoàn tất đóng gói không?

Có thể chuẩn bị tờ khai nháp để kiểm tra dữ liệu, nhưng chỉ nên đăng ký chính thức khi đáp ứng điều kiện về hàng hóa đã tập kết và thời hạn theo quy định hiện hành. Nếu số kiện, trọng lượng hoặc trị giá còn thay đổi, chúng tôi sẽ đánh dấu các chỉ tiêu cần chờ doanh nghiệp xác nhận.

Tờ khai đã thông quan thì hàng có chắc chắn bay không?

Không. Hàng vẫn phải đáp ứng điều kiện tiếp nhận của kho/người chuyên chở, yêu cầu an ninh, số liệu thực tế và kế hoạch khai thác chuyến bay. Đây là lý do chúng tôi theo dõi riêng trạng thái hải quan, trạng thái giao kho và trạng thái khởi hành.

Nên giao hàng ra Nội Bài trước cut-off bao lâu?

Không có một khoảng thời gian cố định cho mọi lô hàng. Cần tính từ thời hạn chót của booking, quãng đường từ nhà máy, thời gian vào cổng, hạ hàng, cân/đo, soi chiếu, xử lý hải quan và khả năng phát sinh. Chúng tôi lập mốc dự phòng sau khi có đủ dữ liệu lô hàng và điều kiện tiếp nhận thực tế. Thông thường, xe tải nên có mặt tại sân bay trước 3-4 tiếng giờ cut off hàng.

Hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu gồm những gì?

Hồ sơ phụ thuộc loại hình, mặt hàng và chính sách áp dụng. Tờ khai và các chứng từ phải nộp/xuất trình được xác định theo quy định hiện hành; trong thực tế chuẩn bị, doanh nghiệp thường cần hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hợp đồng (nếu được yêu cầu), tài liệu kỹ thuật, booking, SI và giấy phép/chứng từ chuyên ngành nếu có.

ASC Logistics có thể chỉ làm phần khai báo hải quan không?

Có thể thống nhất phạm vi riêng cho từng lô hàng. Nếu doanh nghiệp tự booking và tự điều xe, vui lòng gửi thêm kho tiếp nhận, cut-off và đầu mối vận tải để chúng tôi phối hợp phần khai báo đúng với kế hoạch giao hàng.

ASC Logistics có thể kết hợp booking, khai báo và xe từ nhà máy ra sân bay không?

Có thể xây dựng phương án kết hợp theo thông tin lô hàng và phạm vi ủy thác cụ thể. Doanh nghiệp cần gửi sân bay đến, số kiện, trọng lượng, kích thước, loại hàng, ngày hàng sẵn sàng, địa chỉ lấy và yêu cầu đặc biệt để chúng tôi kiểm tra phương án vận tải hàng không, hải quan và trucking.

Cần gửi gì để ASC Logistics kiểm tra và báo giá?

Vui lòng gửi tên hàng, sân bay đi/đến, địa chỉ lấy hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước từng kiện, ngày hàng sẵn sàng, điều kiện thương mại, chứng từ hiện có và phạm vi dịch vụ cần dùng. Nếu là hàng có yêu cầu đặc biệt, cần bổ sung tài liệu kỹ thuật hoặc tài liệu an toàn phù hợp.

ASC Logistics phối hợp quy trình hàng xuất tại Nội Bài như thế nào?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải thuê toàn bộ chuỗi dịch vụ. Chúng tôi có thể tiếp nhận từng phần việc hoặc tổ chức nhiều mắt xích trong cùng kế hoạch, gồm:

Kiểm tra đầu vào phục vụ booking và lập kế hoạch xuất khẩu.
Phối hợp khai báo hải quan và chứng từ theo phạm vi được xác nhận.
Tổ chức vận tải hàng không và chứng từ vận tải liên quan.
Điều phối vận tải bằng xe tải từ nhà máy tới sân bay.
Phối hợp giao hàng, cân/đo, kiểm tra an ninh và xử lý đầu việc tại kho hàng.
Cập nhật tình trạng bàn giao, vận đơn, khởi hành và chặng nối theo phạm vi dịch vụ.

Để ASC Logistics lập phương án đúng, doanh nghiệp nên gửi một bộ dữ liệu thống nhất và chỉ định rõ người có quyền xác nhận tờ khai, booking, vận đơn và chi phí phát sinh. Cách tổ chức này đặc biệt hữu ích với công ty logistics cần đầu mối xử lý tại Nội Bài, doanh nghiệp xuất khẩu chưa có đội nghiệp vụ đầy đủ hoặc nhân viên mới đang thực hiện lô hàng đầu tiên.

Để nhận phương án giải pháp tối ưu và báo giá dành riêng cho doanh nghiệp, Quý đối tác vui lòng liên hệ trực tiếp với Mr. Thắng qua Hotline/Zalo: 0903.288.872. Email: thomas@asclogistics.vn

Biên soạn: ASC Logistics

Thẩm định chuyên môn: Mr Nguyễn Văn Thắng – Giám đốc vận hành

Xuất bản: 09/09/2018

Cập nhật: 06/09/2026