KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

ASC Logistics hướng dẫn chi tiết khai hải quan điện tử cho những người mới chân ướt chân ráo bước vào nghề Logistics.

Khi nhắc đến lĩnh vực xuất nhập khẩu thì không thể thiếu được một nghiệp vụ rất quan trọng đó là nghiệp vụ khai báo hải quan. Khác với trước đây, việc thông quan hàng hóa được xác thực qua các bộ hồ sơ giấy và thời gian xử lí thường rất lâu, có khi đến 5-7 ngày cho một tờ khai thì hiện tại việc khai báo hải quan đã trở lên dễ dàng hơn với hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Hệ thống này được áp dụng trong bối cảnh Việt Nam hội nhập quốc tế sâu rộng, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển và giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian thông quan hàng hóa.

1. Khai hải quan điện tử là gì ?

- Khai hải quan điện tử : Là hình thức nhập thông tin hải quan bằng phần mềm được cài đặt sẵn trên máy tính, sau đó làm thao tác truyền tờ khai hải quan tới cơ quan hải quan qua mạng, tiến hành thông quan hàng hóa.

Khai hải quan điện tử

- Khai hải quan bằng tay: Người khai hải quan điền thông tin hải quan bằng tay vào tờ khai có sẵn, sau đó đem bộ tờ khai cùng một số chứng từ như : contract, packing list, invoice, C/O, B/L,…) lên cơ quan hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa.
- Hiện tại có 2 phần mềm dùng để khai hải quan điện tử đó là Phần mềm Thái Sơn Ecus và FPT. Năm 2014, ngành hải quan đã đưa vào áp dụng Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS do Nhật Bản tài trợ.Hệ thống VNACCS/VCIS bao gồm nhiều phần mềm.Trong đó, chủ hàng sẽ quan tâm nhiều đến những phần mềm sau, đặc biệt là phần mềm khai hải quan điện tử:
- + Khai báo điện tử (e-Declaration);
- + Manifest điện tử (e-Manifest).
- + Hóa đơn điện tử (e-Invoice);
- + C/O điện tử (e-C/O);
- + Thanh toán điện tử (e-Payment);

>>Link download miễn phí VNACCS/VCIS

>>Link download miễn phí ECUS5

2. Cách đăng ký hải quan điện tử.

Doanh nghiệp phải đăng ký thủ tục hải quan điện tử mới có thể sử dụng hình thức này. Doanh nghiệp điền vào mẫu đơn đăng ký của cơ quan hải quan, kèm theo giấy đăng ký kinh doanh đem đến Chi cục hải quan . Kết quả sẽ được thông báo sau 8h làm việc.

3. Cách thức khai hải quan điện tử.

Bước 1: Khai và truyền tờ khai.

Người khai tờ khai đúng theo tiêu chí và khuôn dạng chuẩn sau đó gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan

KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ PHẦN MÊM FPT

Lưu ý :

+ Truyền đúng tới Chi cục hải quan quản lý cảng hoặc kho CFS nơi giữ hàng của công ty bạn.
+ Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
+ Trong thông tin phương tiện vận tải cần điền đầy đủ thông tin và ngày dự kiến tới (ETA)

Sau khi hoàn tất phần khai dữ liệu ta bấm vào nút “nhận kết quả” để nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan.

Bước 2: Sau khi truyền số liệu, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan.

+ Bấm vào nút ”Nhận kết quả” 2 lần, lần 1 để nhận số tiếp nhận hải quan, lần 2 (sau lần 1 từ 10p-15p) để nhận số tờ khai hải quan.
+ Sau khi đã có được số tờ khai hải quan, ra cảng làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa
+ Trường hợp bạn khai báo sai, hệ thống sẽ phát hiện ra lỗi, và sẽ thông báo trên màn hình máy tính, bạn cần chỉnh sửa cho chính xác rồi truyền lại.

Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, bạn đã nhận được số tờ khai và kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:

+ Luồng xanh: Truyền tờ khai phân luồng thì ai cũng chỉ mong nhận được kết quả này, ở luồng này hàng của bạn được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Vì vậy, bạn được tiến thẳng đến bước 3.
+ Luồng vàng: Hàng của bạn cần được kiểm tra hồ sơ hải quan. Sau khi kiểm tra nếu hải quan yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra.
+ Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy và hàng hóa của doanh nghiệp.
Khi sử dụng VNACCS để khai hải quan điện tử thì tốc độ thông quan tờ khai khá nhanh: Đối với luồng xanh chỉ mất khoảng 1-3 giây, chỉ cần bấm chuột là sẽ có kết quả phân luồng ngay. Còn đối với luồng vàng hay đỏ, thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ chuẩn chỉnh của bộ hồ sơ và hàng hóa.

Lưu ý:

Nếu bạn muốn chỉnh sửa thông tin tờ khai, bắt buộc phải chờ đến khi có số tờ khai mới được khai báo chỉnh sửa. Nếu làm thủ tục hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần in 2 tờ khai điện tử và thông báo thuế . Nếu doanh nghiệp có thao tác chỉnh sửa tờ khai sau khi tờ khai được cấp STK, cần in thêm Tờ khai chỉnh sửa, trong đó cần nhập thêm thông tin trước khi chỉnh sửa, sau khi chỉnh sửa, đóng dấu ký tên và nộp kèm tờ khai điện tử. Tờ khai in ra phải có mã vạch mới hợp lệ.

Khai báo hủy tờ khai: sau khi thực hiện khai báo, có được số tờ khai hải quan và kết quả phân luồng người dùng muốn hủy tờ khai đã khai báo chọn ” Khai báo hủy”, chọn lưu tờ khai, nhập lý do hủy tờ khai, tiếp tục chọn lưu tờ khai, chọn “Khai báo HQ”, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận HQ mới và kết quả HQ có đồng ý cho hủy hay không

Nếu tờ khai sau khi khai báo hủy được HQ trả lại số tiếp nhận mới, người khai tiến hành làm công văn kèm với thông tin STNHQ của tờ khai hủy vừa nhận được lên trình cán bộ HQ để tờ khai được hủy hoàn toàn.

Bước 3 : In tờ khai và lấy hàng.

Bạn cần in tờ khai, kể cả trường hợp luồng Xanh, tới chi cục hải quan trình bộ hồ sơ giấy để thông quan tại Chi cục hải quan trước khi xuống cảng làm thủ tục lấy hàng.

Trường hợp công ty chưa muốn mua phần mềm để tự khai hải quan điện tử, bạn có thể tìm công ty dịch vụ hải quan để thực hiện công việc này.
Mời bạn xem Video hướng dẫn cách khai Hải quan điện tử ECUS5 – VNACCS