进出口文件的类型
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为了帮助大家更深入了解进出口中的各种文件，The One Logistics将向读者介绍在常规海关程序中不可或缺的全部重要文件。
要出口或进口特定类型的商品，您需要有一套附带文件以证明事实，为货款支付或索赔赔偿提供依据...执行外贸合同过程中的基本文件是证实合同执行的文件，如卖方交货确认、货物运输、货物保险、海关手续的确认。
根据它们的功能，文件被分为几类：货物文件、运输文件、保险文件、仓储文件和海关文件。此外，在合同执行过程中，各方始终与支付工具接触，如本票、信用证等...
货物文件
货物文件的作用是明确商品的价值、质量和数量的特征。这些文件由出示者提供，买方在收到文件后支付货款。这一类文件的主要文件包括商业发票、详细清单、包装单据、质量证书等。
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商业发票（Commercial invoice）：
这是支付程序的基本文件。这是卖方要求买方支付在发票上注明的货款金额的文件。发票清楚说明货物的特征、单价和总价值；交货的基础条件；支付方式；货物运输方式。发票通常会制作多份并用于多种用途：不仅用于向银行索取货款，还用于向保险公司确认货物保险费用、向进口国外汇管理机构申请外汇，以及向海关申报税款。
根据其功能，发票可以分为以下几种：
+ 暂定发票（Provisional invoice）用于在以下情况进行初步货款支付：新货物的价格是临时价格；收货数量和质量在港口完成；货物分批交付，每次只支付一部分，直到交付完毕后再支付余款等。
+ 正式发票（Final Invoice）用于最终货款支付的发票。
+ 详细发票（Detailed invoice）用于详细分析货物的各个部分。
+ 形式发票（Proforma invoice）是一种类似于发票但不用于支付的文件，因为它不是要求货款。然而，它与常规发票在功能上的相似之处在于：它清楚说明货物的价格和特征。因此，它可以代表已发送的货物，用于展览、销售或作为进口手续的文件。
+ 中立发票（Neutral invoice）不显示卖方名称的发票。
+ 确认发票（Certified invoice）是由商会和工商部门签署的，确认货物的原产地的发票。有时，这种发票可用作同时充当发票和产地证书的文件。
在国际贸易中，还使用两种文件，但不将它们视为货物文件，而视为海关文件。它们是：
+ 海关发票（Custom’s Invoice）按照海关的税价计算货物的价值，并计算海关费用。这种发票在货物流通中的作用较小。
+ 领事发票（Consular invoice）是购方所在国驻外使领馆确认的发票。领事发票用于代替产地证书（请参阅海关文件部分）。
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详细规格（Specification）
这是关于货物批次中货物详细信息的文件。它为货物检查提供方便。此外，当货物批次包含多种不同名称和不同等级的货物时，它还补充了发票的作用。
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包装清单（Packing list）
包装清单是列出装在一个包裹（箱子、盒子、集装箱等）中的所有货物的清单。包装清单被放置在包装中，以便买方能够轻松找到，有时它也可以放在外部包装袋中。包装清单除了通常形式外，还可以是详细包装清单（Detailed packing list），如果它以此标题并且内容相对详细，或中立包装清单（Neutral packing list），如果它的内容不显示卖方的名称。有时，人们还会发行一种同时包括包装和重量列表的包装清单。
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品质证书（Certificate of quality）
这是确认实际交付货物质量的文件，并证明货物质量符合合同条款。如果合同没有规定其他内容，品质证书可以由制造货物的工厂或工厂、也可以由出口国的检验机构（或检验机构）提供。在品质证书中，人们区分普通品质证书和最终品质证书（Final certificate）。最终品质证书的作用是确认在某一地点进行的品质检验的结果，由双方协商决定。
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数量证书（Certificate of quantity）
这是确认实际交付货物数量的文件。这个文件在货物买卖中经常用于以数量（件数、个数）计价的货物，如包装的茶叶、盒装烟草、瓶装酒等。这个证书可以由检验公司提供。
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重量证书（Certificate of weight）
这是确认实际交付货物数量的文件，通常用于购买按重量计价的货物。
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原产地证书（C/O- Certificate of Original）
原产地证书（Certificate of original – C/O）是由出口国（出口国）颁发的确认货物来源国的文件，以证明货物是由该国生产并在出口市场上销售的，根据原产地规则，这旨在为货物在进口国（进口国）中享有更多优惠（取决于两国间的贸易关系），在关税方面，持有这个证书的货物将获得更多优惠，可能享有低关税率，或者免税....
运输文件
运输文件是由承运人提供的文件，证明其已接收货物进行运输。最常见的运输文件包括：
+ 海运提单； 船舶副船长收据； 港口收据； 海运货物发货单等…
+ 铁路提单，用于铁路运输的货物；
+ 空运提单，用于通过飞机运输的货物。
这些文件由承运人（船东、船长）提供给货物发货人，以确认货物已被接收并准备进行运输。
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船舶副船长收据（Mates receipt）
这是由负责货物的副船长签发的文件，确认已接收运输货物。在船舶副船长收据中，记录了船舶验货员在装货上船时对货物进行的验收。
船舶副船长收据并非货物所有权证书，因此通常需要将其换成海运提单，除非购销合同的条件允许。
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海运货物发货单（Sea waybill）
海运货物发货单是海运提单的替代品。然而，海运货物发货单通常由指定的收货人签署，因此它没有可转让性（negotiable）。它通常在双方相互熟悉、并通常通过账簿结算的情况下使用。
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货物发货单（Shipping note）
货物发货单由货主提供给承运人，用于请求将货物装上船，并作为制作运输文件的基础。
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货物清单（Manifest）
货物清单是船上货物的清单文件，提供有关运费的信息。货物清单通常由船务代理制作，用于报关并向收货人或货主提供信息。
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货物装载图（Stowage plan – Cargo plan）
货物装载图是描述货物在船上布局位置的图纸。通过了解这个布局，我们可以知道装卸货物所需的时间，并了解自己的货物是放在哪个货物旁边的。
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事件记录（Statement of facts）
这是记录与装卸货物时间有关的自然和社会现象的文件（例如，下雨、节假日无法继续装卸货物）。这份记录是计算装卸货物奖励或罚款的依据。
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装卸时间表（Time – sheet）
这是总结实际装卸时间节省或超过规定装卸期限的文件。基于此，可以计算出装卸货物的奖励或罚款金额。
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货物接收报告（Report on Receipt of Cargoes – ROROC）
这是港口（港口货物库）与船长之间关于货物总数量的协议文件。
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货物卸货报告（Cargo outturn Report- COR）
这是港口（港口货物库）与船上货物在卸下时状态、损坏和丢失相关的报告。
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缺货证明书（Certificate of shortlanded cargo – CSC）
这是越南海运代理公司（Vietnam Ocean shipping Agency – VOSA）在检查从船上卸下的货物后颁发的文件。
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铁路提单（Waybill, bill of freight, railroad bill of lading）
这是通过铁路运输货物时的基本运输文件。铁路提单的功能是证明通过铁路运输货物的合同，并由铁路机构签署确认已接收货物用于运输。铁路提单通常包含以下基本信息：发货人姓名；收货人姓名、地址；出发站目的站和过境站的名称；货物名称、件数、货物总重量（含包装）以及运费金额。
铁路机构通常签署一份铁路提单的正本和一些副本。正本随货物一起发送，并将交给收货人。副本交给发货人，供其在自己的业务中使用，例如付款通知交货。
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其他文件（如有）
熏蒸货物证书
植物检疫证书
订舱通知
海运提单条款和条件
出口清关表格
进口清关表格
销售合同
如欲了解更多或需要进出口服务支持，请通过热线联系我们：090.328.8872（Mr Thang）。